Elektronische Entgeltunterlagen ab 2027: Papierbefreiung läuft aus

Ab dem 1. Januar 2027 müssen alle Arbeitgeber bestimmte Entgeltunterlagen elektronisch führen und aufbewahren. Die bisherige Möglichkeit, sich von dieser Verpflichtung befreien zu lassen, endet am 31. Dezember 2026. Unternehmen sollten daher ihre Abläufe in der Lohn- und Personalverwaltung überprüfen.

Welche Unterlagen sind betroffen?

Die Pflicht zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen besteht grundsätzlich bereits seit 2022. Bislang konnten Arbeitgeber jedoch beim zuständigen Prüfdienst der Deutschen Rentenversicherung eine befristete Befreiung beantragen. Diese Ausnahmeregelung läuft zum Jahresende aus (§ 8 Abs. 3 Beitragsverfahrensverordnung – BVV).

Betroffen sind insbesondere ergänzende Nachweise, die für die sozialversicherungsrechtliche Beurteilung von Beschäftigten erforderlich sind (§ 8 Abs. 2 BVV). Dazu gehören beispielsweise:

• Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
• Immatrikulationsbescheinigungen von Werkstudenten
• Nachweise über die Elterneigenschaft
• Bescheinigungen zur Sozialversicherungspflicht oder -freiheit
• Nachweise über Entsendungen ins Ausland

Eine vollständige Digitalisierung der Personalakte ist dagegen nicht vorgeschrieben. Arbeitsverträge, Zeugnisse oder Abmahnungen müssen nicht allein aufgrund dieser Regelung elektronisch aufbewahrt werden.

Anforderungen an die digitale Ablage

Die Unterlagen müssen vollständig, lesbar und eindeutig den jeweiligen Beschäftigten zugeordnet sein. Zulässige Dateiformate sind insbesondere PDF sowie gängige Bildformate wie JPG oder PNG. Papierdokumente sind entsprechend zu digitalisieren. Bei unterschriftspflichtigen Unterlagen gelten besondere Anforderungen an die elektronische Signatur beziehungsweise die Aufbewahrung des Originals.

Die elektronische Ablage muss gewährleisten, dass die Dokumente bei einer Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung verfügbar und nachvollziehbar sind. Die technischen Anforderungen ergeben sich aus den Gemeinsamen Grundsätzen nach § 9a BVV.

Umstellung rechtzeitig abschließen

Arbeitgeber mit einer bewilligten Befreiung müssen die betroffenen Unterlagen für neue Sachverhalte ab dem 1. Januar 2027 elektronisch führen. Eine rückwirkende Digitalisierung der während der Befreiung ordnungsgemäß in Papierform geführten Unterlagen ist grundsätzlich nicht erforderlich.

Unternehmen sollten deshalb noch vor dem Jahreswechsel klären, wie Dokumente künftig erfasst, gespeichert und bei einer Betriebsprüfung bereitgestellt werden. Auch die Abstimmung zwischen Personalabteilung, Lohnbuchhaltung und Steuerberatung ist dabei wichtig.