Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Jahr 2026 für ihre inländischen Geschäfte mit anderen Unternehmen grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Bei einem Vorjahresumsatz bis einschließlich 800.000 Euro läuft die Übergangsfrist bis Ende 2027. Für bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren (EDI) gilt ebenfalls eine Übergangsfrist bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Ausnahmen bestehen unter anderem für Leistungen von Kleinunternehmern, Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto und Fahrausweise. Rechnungen an Privatkunden unterliegen ebenfalls nicht der Ausstellungspflicht. Für öffentliche Auftraggeber können eigenständige Vorgaben gelten.
Das richtige Format verwenden
Eine einfache PDF-Datei ist keine E-Rechnung. Übliche Formate sind XRechnung und ZUGFeRD. XRechnung enthält strukturierte XML-Daten, die eine geeignete Software oder ein Viewer lesbar darstellt. ZUGFeRD verbindet eine lesbare PDF mit eingebetteten XML-Daten. Anerkannt wird ZUGFeRD ab Version 2.0.1, ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen grundsätzlich im strukturierten Datenteil stehen. Ein bloßer Verweis auf eine PDF-Anlage genügt dafür nicht. Ergänzende Unterlagen wie Stundennachweise können eingebettet werden. Weichen bei ZUGFeRD PDF-Ansicht und XML-Daten voneinander ab, sind die strukturierten Daten maßgeblich (§ 14 UStG).
Technik und Inhalt getrennt prüfen
Eine Validierungssoftware kontrolliert das Dateiformat und technische Prüfregeln, beispielsweise die rechnerische Übereinstimmung von Beträgen. Die Prüfung ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber sinnvoll. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Kontrolle von Leistungen, Beträgen und Steuersätzen.
Dabei ist zu unterscheiden: Ein Formatfehler kann dazu führen, dass keine gültige E-Rechnung vorliegt. Nicht jeder technische Regelverstoß macht die Rechnung dagegen steuerlich fehlerhaft. Fehler sollten mit dem Rechnungsaussteller geklärt und erforderliche Berichtigungen angefordert werden (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).
Konkrete Schritte für die Umstellung
Für eine funktionierende E-Rechnungsverarbeitung sollten Unternehmen folgende Maßnahmen umsetzen:
- Rechnungsarten erfassen: Prüfen, welche Ausgangsrechnungen künftig als E-Rechnung auszustellen sind. Dabei auch Anzahlungen, Abschlagsrechnungen, Gutschriften und Rechnungskorrekturen berücksichtigen.
- Softwarefähigkeit prüfen: Beim Softwareanbieter klären, ob XRechnung und ZUGFeRD in geeigneter Version unterstützt werden. Sicherstellen, dass XML-Dateien erstellt, eingelesen und mit einem Viewer angezeigt werden können.
- Rechnungspostfach einrichten: Eine zentrale E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen festlegen. Den automatisierten Import der Dateien in die Buchhaltungssoftware und die Behandlung fehlerhafter Anhänge testen.
- Stammdaten aktualisieren: Rechnungsanschriften, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern, Zahlungsbedingungen und Bankverbindungen kontrollieren. Fehlende oder widersprüchliche Angaben korrigieren.
- Schnittstellen testen: Prüfen, ob Rechnungsnummern, Beträge, Steuersätze und Leistungsdaten korrekt aus der XML-Datei in die Buchhaltung übernommen werden. Auch die Erkennung doppelter Rechnungen kontrollieren.
- Testrechnungen erstellen: Musterrechnungen in beiden Formaten erzeugen und mit einer Validierungssoftware prüfen. Anschließend an ausgewählte Geschäftspartner senden und die erfolgreiche Verarbeitung bestätigen lassen.
- Eingangsrechnungen prüfen: Eine XRechnung und eine ZUGFeRD-Rechnung testweise empfangen, visualisieren, sachlich prüfen, verbuchen und archivieren. Dabei auch eingebettete Anlagen berücksichtigen.
- Fehlerbehandlung festlegen: Verantwortliche für Formatfehler, fehlende Pflichtangaben und fehlerhafte Rechnungsinhalte bestimmen. Korrekturen beim Aussteller anfordern und eingehende Ersatzdateien erneut prüfen.
- Archivierung kontrollieren: Sicherstellen, dass XML-Originaldateien vollständig und unverändert gespeichert werden. Aufbewahrungsfristen, Zugriffsrechte, Datensicherungen und die Wiederherstellung archivierter Rechnungen testen.
- Abläufe dokumentieren: Zuständigkeiten für Rechnungseingang, Prüfung, Freigabe, Buchung und Archivierung festlegen. Die tatsächlichen Prozesse in der Verfahrensdokumentation festhalten.
Originaldaten aufbewahren
Ein- und ausgehende Rechnungen sind grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Datenteil unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine zusätzlich erzeugte PDF ersetzt die XML-Daten nicht. Auch steuerlich relevante Anlagen sind aufzubewahren (§ 14b UStG; GoBD).
Unternehmen sollten insbesondere darauf achten, dass ihre Archivierungslösung die Originaldateien zuverlässig speichert und bei einer Betriebsprüfung bereitstellen kann. Eine frühzeitige Abstimmung mit der Steuerberatung und dem Softwareanbieter hilft, technische Probleme vor Beginn der Ausstellungspflicht zu vermeiden.