BMF-Schreiben zur E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025

Für inländische Umsätze gilt ab dem 01.01.2025 zwischen im Inland ansässigen Unternehmen eine E-Rechnungspflicht. Ausgenommen sind steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG, Kleinbetragsrechnungen (§ 33 UStDV) und Fahrausweise (§ 34 UStDV).

Gestaffelte Übergangsregelungen gelten für die Ausstellung von E-Rechnungen, nicht aber für den E-Rechnungsempfang.

Für den Empfang reicht es allerdings aus, wenn der Rechnungsempfänger ein E-Mail-Postfach zur Verfügung stellt. Es muss sich dabei nicht um ein gesondertes E-Mail-Postfach für den Empfang von E-Rechnungen handeln.

In dem BMF-Schreiben wird nochmal auf die Anforderungen an die E-Rechnungsformate eingegangen. Eine E-Rechnung muss künftig die Anforderungen der Normenreihe EN 16931 erfüllen oder mit ihr interoperabel sein. Der strukturierte Datensatz der E-Rechnung muss maschinell lesbar und auswertbar sein sowie in unveränderter Form GoBD-konform (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) aufbewahrt werden. Die maschinelle Lesbarkeit löst die Lesbarkeit durch das menschliche Auge ab. Im Falle von hybriden Datenformaten, bei denen die Datei sowohl aus einem strukturierten Datenteil als auch einem menschenlesbaren Datenteil besteht, ist der strukturierte Datenteil zukünftig der führende Teil, welcher - auch bei nicht nur technisch bedingten Abweichungen - der Bilddatei vorgeht. Bei Abweichungen zwischen dem strukturierten Teil und dem Bildteil sind für Letzteren die Voraussetzungen des § 14c UStG zu prüfen; es entsteht ggf. eine weitere sonstige Rechnung. Ein zulässiges E-Rechnungsformat muss insbesondere gewährleisten, dass die Rechnungsangaben elektronisch übermittelt und ausgelesen werden können.

Zulässig sind vor allem der Standard XRechnung und das ZUGFeRD-Format ab Version 2.0.1. Lt. BMF-Schreiben können insbesondere auch andere nationale Formate, die der Liste der einschlägigen Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen (auf welche sich das CEN-Format EN 16931 begründet), die Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen. Im BMF-Schreiben sind nun beispielhaft das französische Format Factur X und das Peppol-BIS Billing aufgezählt. Klargestellt wird insbesondere, dass die Frage, welches Format zwischen den Unternehmen konkret ausgetauscht wird, eine zivilrechtliche Frage ist, die zwischen den jeweiligen Vertragsparteien geregelt werden muss. Unternehmen sollten daher mit ihren Vertragspartnern in Kontakt treten und vereinbaren, welches E-Rechnungsformat zukünftig ausgetauscht werden soll, um sich gezielt vorbereiten zu können.

Wie das BMF-Schreiben explizit klärt, unterliegen sämtliche inländische Umsätze, die nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerbefreit sind, zwischen im Inland ansässigen Unternehmen der E-Rechnungspflicht. Dazu zählen auch innergemeinschaftliche Lieferungen zwischen inländischen Unternehmen mit Leistungsort in Deutschland, Umsätze, für die der Leistungsempfänger die Steuer schuldet (Reverse-Charge-Verfahren), und Umsätze von Kleinunternehmer. Dies gilt auch, wenn nur Teile der abgerechneten Leistungen der neuen Pflicht unterliegen.

Im BMF-Schreiben wird klargestellt, dass eine ordnungsgemäße E-Rechnung im strukturierten Teil alle Pflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG enthalten muss und ergänzende Angaben z. B. in einem unstrukturierten PDF-Anhang erfolgen können. Es wird darauf hingewiesen, dass ein bloßer Link in der Datei die Voraussetzungen nach § 14 Abs. 1 S. 3 UStG oder § 31 Abs. 1 UStDV nicht erfüllt. Verträge können als Anhang beigefügt werden; bei Dauerschuldverhältnissen ist nicht laufend, aber nach jeder Änderung der Rechnungspflichtangaben nach §§ 14, 14a UStG eine neue E-Rechnung auszustellen.

Mit Einführung der E-Rechnungspflicht wird nicht geregelt, auf welchem Weg E-Rechnungen übermittelt werden müssen. Neben den verwendeten E-Rechnungsformaten ist auch die Vereinbarung des Übermittlungsweges der E-Rechnungen Sache einer zivilrechtlichen Vereinbarung zwischen den Vertragsparteien. In Frage kommen z. B. der Versand per E-Mail, über elektronische Schnittstellen oder über Downloadportale. Auch können externe Dienstleister eingeschaltet werden.

Verweigert der Rechnungsempfänger die Annahme einer E-Rechnung oder ist er technisch hierzu nicht in der Lage, hat er kein Anrecht auf eine alternative Ausstellung einer sonstigen Rechnung durch den Rechnungsaussteller. In diesem Fall gelten die umsatzsteuerrechtlichen Pflichten des Rechnungsausstellers als erfüllt, wenn er eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich (z. B. anhand eines Sendeprotokolls) um eine ordnungsgemäße Übermittlung bemüht hat

.

Betreffend die Abrechnung mit Hilfe von Anzahlungsrechnungen sei laut BMF zu beachten, dass technisch noch keine Ausstellung einer Endrechnung mit Abzug der Anzahlungsbeträge in der Schlussrechnung im strukturierten Format möglich sei. Es müsse daher nach aktuellem Stand eine Restrechnung über den ausstehenden Betrag erstellt werden oder die Verrechnung der Anzahlungen für die Übergangszeit in einem (unstrukturierten) Anhang dargestellt werden.

Auch für E-Rechnungen gelten die allgemeinen Grundsätze zur Rechnungsberichtigung. Sollte eine irrtümlich als sonstige Rechnung ausgestellte Rechnung später durch eine E-Rechnung berichtigt werden, wirkt die Berichtigung auf den ursprünglichen Zeitpunkt der Ausstellung der ersten Rechnung zurück. Wird eine fehlerhafte E-Rechnung berichtigt, muss die Berichtigung ebenfalls in einem strukturierten Datenformat erfolgen. Die Übermittlung von fehlenden oder unzutreffenden Angaben in anderer Form ist explizit nicht zugelassen. Bei Änderungen der Bemessungsgrundlage gelten dieselben Regelungen wie bisher, sodass in aller Regel keine berichtigte Rechnung erstellt werden muss (z. B. bei nachträglich abgerechneten Rabatt- oder Bonusvereinbarungen).

Soweit die Rechnungsberichtigung sich auf Umsätze bezieht, die vor dem 1.1.2025 ausgeführt wurden, muss sie nicht durch eine E-Rechnung erfolgen. Dies gilt auch für den Zeitraum, in dem die Übergangsregelungen in Anspruch genommen werden können.

Zum Vorsteuerabzug des Leistungsempfängers stellt das BMF klar, dass in den Fällen, in denen eine E-Rechnung verpflichtend ist, nur diese die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 14 und § 14a UStG erfüllt. Eine sonstige Rechnung erfüllt in diesen Fällen nicht die gesetzlichen Anforderungen an eine ordnungsmäßige Rechnung und berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug. Ist (versehentlich) eine sonstige Rechnung ausgestellt worden, kann dies durch eine E-Rechnung berichtigt werden, soweit sie eine eindeutige Bezugnahme auf die ursprüngliche Rechnung enthält.

Eine solche Berichtigung wirkt unter den übrigen Voraussetzungen (vgl. Abschn. 15.2a Abs. 1a UStAE) auf den Zeitpunkt der Ausstellung der sonstigen Rechnung zurück. Während der Übergangszeiträume nach § 27 Abs. 38 UStG wird allein wegen der Ausstellung der Rechnung im falschen Format der Vorsteuerabzug grundsätzlich nicht beanstandet, sofern der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen konnte, dass der Rechnungsaussteller die Übergangsregelungen in Anspruch nehmen konnte.

Keine Aussagen sind weiterhin zur Frage der technischen Abwicklung bei Barverkäufen oberhalb der Grenze für Kleinbetragsrechnungen enthalten. Hier möchte die Finanzverwaltung wohl der praktischen Umsetzung nicht vorgreifen.

Für die Praxis ist es positiv und notwendig, dass die Finanzverwaltung rechtzeitig vor Inkrafttreten der Regelungen eine Verwaltungsanweisung veröffentlicht. Zumindest ist damit bei bestimmten Sachverhalten klar, welche Rechtsauffassung die Finanzverwaltung vertreten wird. Wie die Unternehmer individuell die Anforderungen an Ausstellung und Empfang der E-Rechnungen umsetzen können, bleibt ihnen überlassen. Mittlerweile steht fest, dass die Aufforderung an die Bundesregierung, ein kostenfreies Tool zur Erstellung von E-Rechnung und zur Visualisierung von E-Rechnungen, um gerade auch um die Akzeptanz bei den zahlenmäßig sehr vielen kleineren Unternehmern zu steigern, ins Leere gelaufen ist und ein solches Tool nicht kommen wird. Es hätte möglich sein sollen, z. B. in Elster ein solches Modul zu integrieren.

Die Umsetzung wird sich abhängig von der Größe und der technischen Affinität des jeweiligen Unternehmers ergeben. Bei professionellen Buchhaltungs- oder Rechnungsprogrammen wird ein Modul zur E-Rechnung integriert sein. Bei einem größeren Belegvolumen sollte dies mit einem Dokumenten-Management-System verbunden sein und auch einer professionellen Archivierung zugänglich sein. Bei kleinen und kleinsten Unternehmen, mit einem nur geringen Belegaufkommen, wird sich die Frage einer zuverlässigen Software stellen. Derzeit sind am Markt einige Angebote im unteren Preissegment und auch im kostenfreien Segment vorhanden, bei denen ZUGFeRD-Rechnungen erstellt bzw. visualisiert werden können. Zu beachten sind in solchen Fällen aber auch die Datensicherheit, Grundregelungen der Datenschutz-Grundverordnung und der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Unternehmer – insbesondere auch kleinere Unternehmer oder Unternehmer, die ansonsten wenig mit der Umsatzsteuer zu tun haben (Ärzte, Vermieter etc.) müssen sich ab dem 1.1.2025 auf die Entgegennahme von E-Rechnungen einrichten und diese auch entsprechend sicher archivieren (i. d. R. sollte wenigstens eine räumlich getrennte Datensicherung unterhalten werden). Die Visualisierung von E-Rechnungen kann auch über kostenfreie/kostengünstige Programme sichergestellt werden. Regelmäßig werden aber E-Rechnungen – soweit sie überhaupt schon zeitnah zum 1.1.2025 erstellt werden sollten – als ZUGFeRD-Rechnungen mit einem (menschenlesbaren) PDF-Teil und dem maschinenlesbaren XML-Teil erstellt werden.

Der Rechnungsempfänger muss die ihm elektronisch übermittelte Datei zwar elektronisch archivieren und dem Finanzamt auf Anforderung zur Verfügung stellen können (z.B. auf einem USB-Stick), er muss diese Datei aber nicht elektronisch weiterverarbeiten. Die E-Rechnung muss nur elektronisch verarbeitbar sein, eine elektronische Weiterverarbeitung ist aber nicht vorgeschrieben. So können die Daten (z. B. der Vorsteuerbetrag) aus der erhaltenen E-Rechnung auch manuell in eine Excel-Liste eingegeben werden, die dann Grundlage für eine in Elster erstellte Voranmeldung ist.